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리더가 되는 길

제도를 개선하는 방법

by beautiful_jiana 2023. 8. 16.
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제도를 개선하는 방법

리더가 팀의 제도나 시스템을 개선하고 싶은 경우는 언제일까? 어떻게 진행해야 할까?

 

예를들어, 리더로써 팀원의 업무 시간을 확보해주기위해 매주 진행되던 정기 팀 회의 주기를 격주로 변경하였는데, 정작 팀원들은 리더와의 소통시간이 부족하다고 불만을 가진다.

이럴 경우 리더로써 어떻게 제도를 개선해야하며 어떠한 기준으로 제도를 만들어야 할까?

행동강령이나 제도를 수립할때 구성원과의 협의를 통해 진행되는 것이 맞지만 그전에 리더 스스로 본인의 기준이 있어야 한다. 

리더는 객관적으로 팀의 상황을 바라볼 줄 알아야 하나 사람의 성향은 보통 객관적이지 못하다. 

그렇기에 아래에 설명할 체크리스트를 활용하여 현재 팀의 상황을 객관적으로 체크하고 이 결과에 따라 제도를 수립하는 것이 좋다. 

 

팀의 제도를 개선하기 위해서는 네가지 항목을 체크해보아야 한다. 

1. 팀웍의 관점

 - 팀안에서 성과를 추진함에 있어 방해되는 요소는 무엇인가?

 - 팀안에서 이기주의가 생기는 요소는 무엇인가?

 - 팀안에서 서로간의 신뢰성을 저하시키는 요소는 무엇인가?

 - 팀안에서 팀원간의 의사소통을 방해하는 요인은 무엇인가?

 - 팀안에 서로 협의된 행동강령, 업무규칙등이 있는가?

 

2. 업무 환경의 관점

 - 우리팀에서 가장 생산적인 아이디어를 내는 팀원은 누구인가?

 - 그 팀원으로부터 나오는 아이디어의 양은 얼만큼인가?

 - 팀원들이 업무에 몰입하는 환경을 방해하는 요소는 무엇인가?

 - 팀원들이 업무를 진행함에 있어 빠른 진행을 가로막는 요소는 무엇인가?

 

3. 업무 Process의 관점 

 - 팀안에서 협의된 업무 진행 Process가 존재하는가?

 - 팀원들끼리 본인의 노하우를 공유하고 지식을 공유하는 환경이 구축되어 있는가?

 - 타팀에 대한 업무내용등 충분한 정보를 가지고 있는가?

 

4. 제도적 관점

 - 우리팀이 가지고 있는 제도의 개선해야할 점은 무엇인가?

 - 우리팀원들은 고객에 대한 정보를 정확히 알고 있으며 다같이 통일화된 의견을 가지고 있는가?

 - 환경의 변화에 따라 팀내부에 정보가 수시로 공유되고 있는가? 

 - 환경에 변화에 따라 팀 업무에 수시로 반영되고 있는가? 

 

팀의 제도를 개선해야할 경우 위 네가지 관점에서 각 항목을 체크해보아야 한다. 

각 팀의 상황에 맞는 제도를 도입하는것이 중요하며 리더는 이에 대한 올바른 판단을 할줄알아야 한다.

 

예를 들어보자.

한 리더가 팀을 객관적으로 진단하였을 때 반복 업무가 많은것으로 확인이 되었을 경우 어떻게 제도를 개선해야할까? 

우선 리더는 각 팀원들이 하는 업무를 리스트업하고 그중 기계적으로 반복되는 업무를 추려내어 팀원들이 핵심 업무에 더 집중할 수 있도록  간소화 시켜주는 작업을 하면 된다. 

또 다른 예를 들면, 해외 고객과의 업무가 대부분인 팀의 경우를 진단해보자.

해외 고객과의 시차가 반나절이라면? 이팀은 과연 다른 팀과 같은 근무시간에 근무하도록 되어있는 제도가 맞는 것일까? 이를 캐치하고 올바르게 개선해야 하는 것이 리더의 역할이다. 팀원들과의 논의를 거쳐 해외 고객의 시차에 맞추어 근무를 하도록 제도화 하는것이 어떨까? 이를 제도화 하기 위해서는 어떤것이 필요할까? 우선 제도를 개선하는 취지에 대해 구성원들에게 충분히 설명 되어야 할 것이며, 새로운 제도를 정착시키기 위해 명확한 가이드까지 함께 제시한다면 더욱 빠르게 정착될 것이다. 그렇다면 이를 통해 팀원들의 업무 효율성도 상승 시키고 더불어 고객의 만족도도 높이는 일석 이조의 효과를 얻을 수 있을 것이다.

또 다른 예를 들어보자. 영업부서의 경우 기존 고객도 끊임없이 관리해야하며 동시에 신규 고객 확보도 이루어져야 한다. 또한 고객의 voice를 바탕으로 개발부서와의 끊임없는 커뮤니케이션도 매우 중요하다.

이 팀의 업무 효율성을 높이기 위해서 리더는 어떻게 해야할까? 

새로운 프로그램을 개발하여 각 개인의 영업 스케줄을 한눈에 다같이 볼 수 있도록 도식화하여 모두가 공유할 수 있도록 만들며, 기존 고객에 대한 데이터베이스를 개발팀과 프로그램을 통해 공유하며 고객과의 미팅 결과를 해당 프로그램에 업데이트 함으로써 향후 개발 방향까지 신규 프로그램을 통해 바로 공유 가능하게 된다면 어떨까? 

 

이처럼 각 팀의 업무 특성에 맞는 제도나 시스템을 개선하는 것은 팀원의 업무효율성에 직결된다. 

이는 곧 팀의 성과와 직결된다.  

리더는 팀의 현재모습에 안주하지 않고 조금 더 효율적으로 나아갈 수 있는 방향은 무엇인지, 더 혁신적으로 개선할 수 있는 것들은 어떤 것들이 있는지 늘 끊임없이 고민하고 또 고민해야 한다. 

막연히 고민하였을때보다는 앞서 말한 제도 시스템을 개선하기 위한 네가지 관점의 체크리스트를 활용한다면 더욱 수월하게 진행 할 수 있을 것이다. 

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